记录和文件
信息管理科负责响应已结案的纪律案件档案、许可证成绩单（许可证历史记录）和监管机构名单的请求。所有请求均按照弗吉尼亚信息自由法案(FOIA) 和 DPOR 的信息发布政策进行处理。记者访问我们的媒体咨询页面。
请求可以通过电子邮件发送至信息管理部门PublicRecords@dpor.virginia.gov或传真至 ( 866 ) 254 - 0312 。FOIA 回复将在收到请求后的五个工作日内邮寄（但对于大量信息请求，可能需要延长七个工作日）。
根据行政部门机构的管理指南，DPOR 每年通过电子邮件向其员工分发《州和地方政府利益冲突法》 （COIA）和《弗吉尼亚信息自由法》的副本。每年 7 月的分发可确保州政府雇员了解有关利益冲突和信息发布的当前州法律。
关于公共记录的常见问题
我可以在哪里找到董事会会议记录？
弗吉尼亚州监管市政厅提供每个董事会的会议日程、议程和过去会议记录。
为什么 DPOR 收取费用以获取公共记录？
专业和职业监管部 (DPOR) 是一个非一般基金机构，这意味着它不接受任何税收的支持。DPOR 的资金完全来自监管机构支付的费用和评估费。作为一个自筹资金的州政府机构，FOIA 请求的收入将记入 DPOR，以抵消与提供公共记录相关的数据准备、材料邮寄和杂项管理费用。对公共记录进行合理的收费评估可以让 DPOR 为所有监管机构维持较低的许可和续订费用。但是，只要可行，DPOR 就会免费以电子格式提供所需文件。
要了解有关管理公共记录收费的州法律的更多信息，您可以查看《弗吉尼亚州信息自由法》 。
为什么 DPOR 会列出监管机构的地址？
每个获得 DPOR 许可的个人和企业的姓名和地址均可公开披露。使用邮寄地址作为识别因素可以验证许可证状态。这种验证对于履行 DPOR 的公共保护责任至关重要。
例如，虽然数十名名为“John DOE ”的个人可能持有有效驾照，但使用地址可以验证“里士满大街的 John DOE ”的具体驾照。
每个监管者的弗吉尼亚州颁发的专业执照号码、姓名、执照颁发日期、执照到期日期、执照分类（即经纪人、销售人员）、执照状态和记录地址都是需要公开披露的身份识别因素。
DPOR 如何保护个人信息免遭泄露？
部门政策和州法律禁止公开披露社会安全号码、银行或信用账户号码以及任何其他可能对个人或企业造成伤害的信息。
要了解有关隐私保护的州法律的更多信息，您可以查看《政府数据收集和传播实践法案》 。
我如何才能了解针对监管机构的投诉？
DPOR 仅在调查确定有足够证据证明违规行为的可能原因后才会确认存在未决纪律案件。这些未决的纪律案件可通过 DPOR 网站上的“许可证查询”功能进行识别。但是，在案件结案之前，不得发布有关 DPOR 调查或监管委员会审查的个人或企业的具体信息。
州法律规定，有关公开纪律调查和档案的信息无需强制公开。投诉档案结案后，公众可以查阅官方记录并获取副本。[弗吉尼亚州法典§ 54 . 1 - 108 ]。
涉及犯罪活动指控的已结案投诉必须披露，除非披露信息可能会危及正在进行的调查或个人安全、导致嫌疑人逃跑或逃避侦查，或导致证据销毁。
可以通过“许可证查询”在线查阅与已结案件（自 4 月1至2002起下达的命令）相关的纪律处分。
已结案的纪律档案副本可供公众审查和披露。涉及犯罪活动指控的封闭文件也将被披露，除非披露可能会危及正在进行的调查或个人安全、导致嫌疑人逃跑或逃避侦查，或导致证据被销毁。
州法律规定未结案件的信息无需强制公开。投诉档案结案后，公众可以查阅官方记录并获取副本。[弗吉尼亚州法典§ 54 . 1 - 108 ]
封闭式档案的请求应发送至信息管理科：
- 电子邮件: PublicRecords@dpor.virginia.gov
- 传真：(866) 254-0312
只要可行，DPOR 都会免费提供电子格式的封闭文件。否则，DPOR 可能会对研究和复印收取合理费用（$ 0 . 25对于超过40页的文档，每页）。
FOIA权利与责任
《 弗吉尼亚州信息自由法》（FOIA） 位于 《弗吉尼亚州法典》 第2 .2 -3700 条以下各节 ，保障联邦公民和媒体代表能够查阅公共机构、公职人员和公职人员持有的公共记录。
公共记录是指由公共机构或其官员、雇员或代理人在处理公共事务时准备、拥有或持有的任何书面或记录——无论是纸质记录、电子文件、音频或视频记录还是任何其他格式。所有公共记录均被视为公开，并且只有在特定的法定豁免情况下才可以保留。
FOIA的政策规定， FOIA的目的是提高所有人对政府活动的认识。 在推进这一政策时， FOIA要求对法律进行宽泛的解释，以利于获取信息，而对允许保留公共记录的任何豁免都必须进行狭义的解释。
您的FOIA权利
- 您有权要求检查或获取公共记录的副本，或两者兼而有之。
- 您有权要求提前估算所请求记录的任何费用。
- 如果您认为您的FOIA权利受到了侵犯，您可以向地区法院或巡回法院上诉，要求强制遵守FOIA规范。
- 或者，您可以联系FOIA 委员会寻求不具约束力的咨询意见。
- 您可以通过美国邮政、传真、电子邮件、当面或电话索取记录。 FOIA 不要求您的请求以书面形式提出，也不需要明确说明您正在根据 FOIA 请求记录。
- 从实际角度来看，以书面形式提出请求可能对您和接收请求的人都有帮助。这使您可以创建您的请求记录。它还清楚地说明了您所请求的记录，这样就不会对口头请求产生误解。但是，如果您选择不以书面形式提出，DPOR 不能拒绝回应您的 FOIA 请求。
DPOR 的 FOIA 职责
专业与职业监管部在回应您的请求时的责任
FOIA 要求 DPOR在五天期限内对您的请求做出以下回应之一：
- 我们向您提供您所请求的完整记录。
- 我们保留您所要求的所有记录，因为所有记录都受到特定法定豁免的约束。如果所有记录都被保留，DPOR 必须以书面形式向您发送答复。该书面回复必须明确所保留记录的数量和主题，以及弗吉尼亚州法典中允许我们保留记录的具体章节。
- 我们提供您所要求的一些记录，但保留其他记录。如果只有一部分记录符合豁免条件，DPOR 就不能保留整个记录。在这种情况下，我们可能会删除可能被保留的记录部分，并且必须向您提供记录的其余部分。DPOR 还必须向您发送书面回复，说明弗吉尼亚州法典中允许保留部分所请求记录的具体部分。
- 我们以书面形式通知您，所请求的记录无法找到或不存在（我们没有您想要的记录）。但是，如果我们知道另一个公共机构拥有所要求的记录，DPOR 必须在给您的回复中包含该公共机构的联系信息。
- 如果 DPOR 实际上不可能在五天期限内回复您的请求，我们必须以书面形式说明，并解释导致无法回复的情况。此书面回复将为我们额外提供 7 个工作日，使我们总共有12工作日来回复您的请求。
如果您请求获取大量记录，并且 DPOR 确定我们无法在不影响我们其他组织职责的情况下在12天内向您提供记录，我们可能会向法院申请更多时间来回应您的请求。然而， FOIA要求我们在向法院请求更多时间之前，尽合理努力与您就记录的制作达成协议。
成本
公共机构可以收取合理费用，但不得超过其获取、复制、提供或搜索所要求的记录所产生的实际成本。任何公共机构不得征收任何额外、中间或多余的费用或开支，以弥补与创建或维护记录或处理公共机构一般业务相关的一般成本。公共机构收取的任何复制费用不得超过复制的实际成本。所有提供所需记录的费用应根据 弗吉尼亚州法典 第 、 - 节 F 款223704 中的规定，根据公民的要求提前估算。
- 您可能需要为从 DPOR 请求的记录付费。FOIA 允许我们收取响应 FOIA 请求的实际费用。这将包括员工搜索所需记录所花费的时间、复印费用或与提供所需记录直接相关的任何其他费用。它不能包括一般间接费用。
- 如果 DPOR 估计回复您的请求的费用将超过 200 美元，我们可能会要求您在继续处理您的请求之前支付定金，但不得超过预估金额。如果是这样，我们对您的请求做出答复的五天时间不包括从我们要求交纳押金到您做出答复之间的时间。
- 您可以要求我们提前估算您所请求的记录的手续费。这样能够预先得知相关费用，也给您机会修改请求，以降低手续费。
- 如果您因之前的 FOIA 请求而欠我们钱，且该款项已超过30天未付款，DPOR 可能会要求您先支付逾期账单，然后才会回复您的新的 FOIA 请求。
常用豁免
《弗吉尼亚州法典》允许任何公共机构禁止向公众披露某些记录。DPOR 通常会保留记录，但以下情况除外：
- 申请执照或参加考试（ § 54 . 1 - 108 ）
- DPOR 或任何委员会正在进行的主动（公开）调查的记录（ § 54 . 1 - 108 （ 3 ） ）
- 人事记录（ § 2 . 2 - 3705 . 1 ( 1 ) ）
- 受律师-客户保密条款 ( § 2 . 2 - 3705 . 1 ( 2 ) ) 或律师工作成果 ( § 2 . 2 - 3705 . 1 ( 3 ) ) 约束的记录
- 供应商专有信息（ § 2 . 2 - 3705 . 1 ( 6 ) ）
- 与合同谈判和授予相关的记录（在合同授予之前） ( § 2 . 2 - 3705 . 1 ( 12 ) )
关于使用豁免的政策
信息发布政策（ # 100 - 04 ）适用于所有 DPOR 及其董事会，并解释了我们将如何以及何时援引法定豁免来保留记录。
向 DPOR 提出记录请求
- "合理的具体内容。"这是一个常识性标准。它不涉及或限制您申请的记录数量或次数。相反，它要求您提供足够具体的信息，以便我们能够识别并找到您要查找的记录。
- 您的申请必须要求提供现有记录或文件。FOIA 赋予您检查或复制记录的权利。它不适用于您询问有关DPOR或其监管委员会工作的一般性问题的情况，也不要求DPOR创建不存在的记录。
- 您可以选择接收 DPOR 在正常业务过程中使用的任何格式的电子记录。
- 例如，如果您请求保存在 Excel 数据库中的记录，您可以选择以电子方式（通过电子邮件或计算机磁盘）接收这些记录，或者接收这些记录的打印副本。
- 如果 DPOR 对您的请求有疑问，请配合工作人员的努力，澄清您正在寻找的记录类型，或尝试就对大型请求的回应达成合理的协议。提出 FOIA 请求不是一个对抗过程，但我们可能需要与您讨论您的请求，以确保我们了解您正在寻找的记录。
- DPOR 必须在收到您的请求后的五个工作日内回复您的请求。"第一天" 被视为收到申请的第二天。这五天不包括周末或节假日。
- 您向 DPOR 索取公共记录的原因无关紧要，在我们回复您的请求之前，您不必说明想要这些记录的原因。但是，FOIA确实允许DPOR要求您提供姓名和法定地址。
信息自由咨询委员会可以解答您关于FOIA的任何问题。 可以通过电子邮件FOIAcouncil@dls.virginia.gov联系该委员会，或致电 ( 804 ) 698 - 1810或 [免费电话] 1 - 866 - 448 - 4100 。
要从 DPOR 请求记录，您可以将请求发送至： Lexie Borkey，记录和 FOIA 经理。她的联系方式为：专业与职业监管部 | Perimeter Center, Suite 400 | 9960 Mayland Drive | Richmond, VA 23233 |电话： 804 - 367 - 8583 |传真： 866 - 254 - 0312 |电子邮件： publicrecords@dpor.virginia.gov 。您还可以联系 Borkey 女士询问有关向 DPOR 索取记录的问题。
每个监管者的弗吉尼亚州颁发的专业执照号码、姓名、执照颁发日期、执照到期日期、执照分类（即经纪人、销售人员）、执照状态和记录地址都是需要公开披露的身份识别因素。不包括电话号码。
DPOR 政策和州法律禁止公开披露社会安全号码、银行或信用账户号码以及任何其他可能对个人或企业造成伤害的信息。
通过电子邮件联系信息管理部门： PublicRecords@dpor.virginia.gov或将请求传真至 ( 866 ) 254 - 0312 。
- 受监管人员数量统计（PDF）按许可证类型提供最新的受监管个人/企业数量（每月更新）。
- 监管机构名单- 监管机构名单以电子格式免费提供。